Factoring is een populaire financieringsmethode om eerder over liquide middelen te beschikken. De factormaatschappij maakt spoedig na aanmaak van de factuur (een groot deel van) het factuurbedrag minus de factoringfee over. De debiteur betaalt vervolgens op de bankrekening van de factoringmaatschappij en het restant wordt vereffend, waarna de cirkel rond is.

In de praktijk zien we dat de administratieve verwerking van factoring vaak niet goed gaat. Zulks voornamelijk wanneer het debiteurenrisico voor de organisatie (bijvoorbeeld 3% op de uitstaande vorderingen per debiteur) lager is dan het risico dat de factoringmaatschappij dekt (bijvoorbeeld vanaf 10% van de uitstaande vorderingen per debiteur).

De onderneming heeft in dit geval niet nagenoeg alle risico’s en verplichtingen overgedragen, waardoor de debiteur op de balans van de organisatie dient te blijven en aanvullend een boeking bank aan schuld aan factoringmaatschappij geboekt dient te worden.

In dit artikel leggen we daarom uit hoe de administratieve verwerking van factoring dient te geschieden, inclusief twee voorbeelden van de meest voorkomende situaties.

Hoe wordt factoring in de administratie verwerkt?

Debiteuren en de vorderingen op- en de schulden aan factoringmaatschappijen zijn financiële instrumenten.

Financiële instrumenten zijn overeenkomsten die resulteren in een financieel actief van één partij en een financiële verplichting of eigen-vermogeninstrumenten van een andere partij.

RJ 290

RJ 290 geeft inzicht in hoe financiële instrumenten in de administratie verwerkt dienen te worden.

RJ 290.701 – Eerste verwerking van een financieel instrument

De rechtspersoon dient een financieel actief of een financiële verplichting in de balans op te nemen op het moment dat contractuele rechten of verplichtingen ten aanzien van dat instrument ontstaan.

RJ 290.702 – Niet langer opnemen van een financieel instrument

Een financieel instrument dient niet langer in de balans te worden opgenomen indien een transactie ertoe leidt dat alle of nagenoeg alle rechten op economische voordelen en alle of nagenoeg alle risico’s met betrekking tot de positie aan een derde zijn overgedragen.

Voorbeeld – Administratieve verwerking van factoring

Bij de administratieve verwerking van factoring is de kernvraag of de organisatie nagenoeg alle risico’s overgedragen heeft aan de factoringmaatschappij. Pas wanneer dit helder is, kan bepaald worden hoe de administratieve verwerking geschiedt.

Ontstaan van een debiteur

Het proces begint met een verkoop. De bijbehorende vereenvoudigde boeking is bijvoorbeeld:

Debiteuren (B)

Aan omzet (W&V)

Overname vordering door factoringmaatschappij

Vervolgens neemt een factoringmaatschappij de vordering over. Dit is het punt waar de verwerking vaak fout gaat. Slechts wanneer “alle of nagenoeg alle rechten op economische voordelen en alle of nagenoeg alle risico’s met betrekking tot de positie aan een derde zijn overgedragen” dient de organisatie over te gaan op het niet langer opnemen van de debiteur op de balans.

 Als het risico voor de organisatie bijvoorbeeld 3% op de uitstaande vorderingen per debiteur is, en de factoringmaatschappij dekt pas vanaf een hoger percentage de uitstaande vorderingen per debiteur (bijvoorbeeld vanaf 10% van de uitstaande vorderingen per debiteur), dan gaan niet nagenoeg alle rechten en risico’s over en dient dus geen derecognition van de debiteur plaats te vinden.

In casu resulteert dit in de volgende twee situaties:

Situatie 1 – De factoringmaatschappij neemt met betrekking tot de vordering nagenoeg alle rechten en risico’s over van de organisatie

Er vindt derecognition van de debiteur plaats. De organisatie boekt (sterk vereenvoudigd):

Bank (B) (ontvangen van de factoringmaatschappij

Aan debiteuren (B)

Deze boeking wordt administratief vaak gehanteerd. Maar dat mag alleen wanneer de factoringmaatschappij nagenoeg alle rechten en risico’s met betrekking tot de vordering van de organisatie overneemt. Dit is zelden het geval en resulteert er dus in dat cliënten administratief een verkeerde boeking doen. Hierna het voorbeeld hoe dan geboekt zou moeten worden.

Situatie 2 – De factoringmaatschappij neemt met betrekking tot de vordering niet nagenoeg alle rechten en risico’s over van de organisatie

Er vindt geen derecognition van de debiteur plaats. De organisatie boekt (sterk vereenvoudigd)

Bank (B) (ontvangen van de factoringmaatschappij

Aan schuld aan factoringmaatschappij (B)

In dit geval verkeert de debiteur dus ook nog op de balans van de organisatie. Pas wanneer de debiteur aan de factoringmaatschappij betaalt en nagenoeg alle rechten en risico’s overgaan, wordt de debiteur van de balans geboekt:

Schuld aan factoringmaatschappij (B)

Aan debiteuren (B)

Conclusie

Bij het gebruik van factoring wordt meestal geboekt alsof de factoringmaatschappij met betrekking tot de vordering nagenoeg alle rechten en risico’s overneemt van de organisatie, terwijl in de praktijk vaker sprake is van een factoringmaatschappij die niet nagenoeg alle rechten en risico’s overneemt van de organisatie. Een verkeerde boeking kan een materieel effect hebben op de ratio’s van een onderneming.