Een bedrijf overnemen gaat gepaard met risico’s. Op kopers van een bedrijf rust voorts een onderzoeksplicht. Om invulling te geven aan de onderzoeksplicht en de risico’s die gepaard gaan met een bedrijfsovername te mitigeren, voeren kopers veelal een due diligence-onderzoek (ook wel een boekenonderzoek overname genoemd) uit. In dit artikelen vertellen we meer over wat een due diligence-onderzoek inhoudt.

Verleden en toekomst

De waarde van een bedrijf is gebaseerd op de toekomst. Toch kunnen we bij een overname niet enkel vooruit kijken. Soms verrast het verleden in vervelende zin. Zo kunnen er bijvoorbeeld voorheen niet bekend juridische-, financiële-, Strategische-, IT- of fiscale verrassingen ontstaan. Een due diligence-onderzoek richt zich daarom zowel op de historie als op de toekomst.

Financieel gezien kan bij historie bijvoorbeeld gedacht worden aan: zijn de historische gepresenteerde activa juist, de voorzieningen en het vreemd vermogen volledig, de omzet juist en de kosten volledig in de jaarrekeningen van de afgelopen jaren en het huidige jaar YTD opgenomen?

Voor de toekomst kan bijvoorbeeld gedacht worden aan: zijn de waardedrijvers als gepresenteerd door de verkoper die de geprognosticeerde cijfers voor de komende jaren degelijk onderbouwd?

Onderaan dit artikel geven we meer voorbeelden van vragen in een due diligence-onderzoek.

Opleverlijsten & datarooms

Een due diligence-onderzoek begint veelal met een door de koper opgestelde opleverlijst. Aan de verkoper wordt gevraagd de bijbehorende stukken klaar te zetten en in een dataroom te verzamelen. Na het tekenen van een geheimhoudingsovereenkomst en vrijwaringsbrief wordt de koper toegang verschaft tot de relevante informatie.

Met het uitvoeren van een due diligence-onderzoek verkrijgt de koper controle-informatie over de waarde die het bedrijf voor de koper heeft. Op basis hiervan kan de koper onderbouwd een prijs communiceren die het voor het bedrijf overheeft. Voorts kan de koper een passende juridische- en financieringsstructuur optuigen, om zich optimaal op de overname voor te bereiden.

Voorbeelden van vragen in een due diligence-onderzoek

Afhankelijk van de risico’s en de kansen die de koper (en de adviseur) zien, wordt de opleverlijst opgesteld. Een beknopt (en dus niet volledig) voorbeeld van op te leveren stukken is bijvoorbeeld:

Juridische due diligence

• Overzicht van de juridische structuur van de groep, inclusief het aandeel van elke aandeelhouder van elke vennootschap in de groep
• Recente uittreksels van de Kamer van Koophandel
• Oprichtingsakte
• Huidige statuten en de statutenwijzigingen van elke wijziging sinds oprichting
• Autorisatie- en parafenlijst
• Aandeelhoudersovereenkomsten
• Aandeelhoudersregisters
• Notulen van de AvA, het bestuur en de RvC van de afgelopen drie jaren
• Overzicht van verzekeringen en de bijbehorende claimhistorie van de afgelopen drie jaren
• Beschikkingen, vonissen, schikkingen en layers’ letters met betrekking tot procedures en geschillen over de afgelopen drie jaren

Financiële due diligence

• Prognose voor de komende drie jaren, bestaande uit minimaal een balans, winst- en verliesrekening en een kasstroomoverzicht
• Jaarrekeningen van de afgelopen drie jaren, inclusief eventuele verklaringen van de accountant
• Aansluiting van de jaarrekeningen van de afgelopen drie jaren met het grootboek (per vennootschap))
• Export van het grootboek van de afgelopen drie jaren
• Balans, winst- en verliesrekening en kasstroomoverzicht voor het huidige jaar.
• Omschrijving van seizoensinvloeden op de exploitatie (fluctuaties van zowel de omzet als de kosten per maand gedurende het jaar).
• Normalisaties inclusief onderliggende stukken zoals verkoper deze verwacht
• Activastaten van de immateriële en materiële vaste activa over de afgelopen drie jaren (aansluitend op de jaarrekening en het grootboek).
• Auditfiles van de afgelopen drie jaren en het huidige boekjaar.
• AO-/IB-beschrijving inclusief documentatie uit het huidige jaar die het bestaan van de IB-maatregelen in de processen inkoop, voorraad, verkoop, dienstverlening capaciteit en salarissen onderbouwt.

Strategische due diligence

• Overzicht van de 15 grootste klanten, inclusief vermelding van de omzet per jaar
• Overzicht van de 15 grootste leveranciers, inclusief vermelding van de inkopen of de inkoopkosten per jaar.
• Overzicht van de omloopsnelheid van de voorraad op artikelniveau
• Overzicht van de ontwikkelingen in de orderportefeuille
• Onderbouwing van de prognoses, onderverdeeld in bestaande activiteiten en nieuwe activiteiten.
• Overzicht van de commerciële uurtarieven per medewerker
• SWOT-analyse
• Overzicht van de producten en diensten die momenteel ontwikkeld worden door R&D, maar die nog niet in de markt gezet zijn.
• Overzicht van alle kortingsafspraken, bonussen, winstdelingsregelingen en overige relevante informatie en documentatie hieromtrent.
• Klanttevredenheidsonderzoeken

IT due diligence

• Netwerktekening
• Overzicht van door de organisatie gebruikte software
• Bevestiging dat voor alle software die door de organisatie gebruikt wordt licenties aanwezig zijn en dat de organisatie aan de licentievoorwaarden voldoet.
• Omschrijving van de processen inclusief interne beheersingsmaatregelen met betrekking tot toegangsbeheer, continuïteitsbeheer en wijzigingenbeheer, inclusief voor het lopende boekjaar documentatie die het bestaan van de interne beheersingsmaatregelen onderbouwt.
• Omschrijving van de relevante user-, general-, en application control.
• Details over datalekken en inbreuken op de beveiliging in de afgelopen drie jaren
• Details over onderbrekingen, verstoringen, virussen en/of downtime in de afgelopen 24 maanden
• Details over thans geplande en al dan niet overeengekomen wijziging aan de IT voor de komende drie jaren
• Beschrijving van de (onderdelen van) de software en of de IT-systemen, die bij tijdelijke niet beschikbaarheid een aanzienlijke invloed op de bedrijfsvoering hebben
• Bevestiging dat de organisatie voldoet aan AVG-wetgeving

Fiscale due diligence

• Zijn er afspraken, convenanten Horizontaal Toezicht, lopende discussies en/of conflicten met de belastingdienst aangaande de Vpb, de BTW of de LB?
• Zijn de aangiften VpB, BTW en LB in de afgelopen drie jaren tijdig ingediend?
• Kopie aangifte VpB, BTW en LB over de afgelopen drie jaren
• Is er een fiscale eenheid voor de VpB en/of de BTW?
• Zijn er commerciële en fiscale verschillen binnen de vennootschap?
• Is er in de afgelopen drie jaren investeringsaftrek geclaimd, bijvoorbeeld kleinschaligheidsinvesteringen (KIA), energie-investeringen (EIA), milieu-investeringen (MIA) of filminvesteringen?
• Zijn er leningen aangegaan die fiscaal worden beschouwd als eigen vermogen?
• Rondrekening BTW van de afgelopen drie jaren
• Rondrekening LB van de afgelopen drie jaren
• Fiscale positie VpB van de afgelopen drie jaren